Minggu, 22 Juni 2025

Materi Pertemuan 5: Penggunaan Gaya dan Mail Merge

Berikut adalah materi, soal pre-test dan post-test (15 soal masing-masing), serta kunci jawabannya untuk Pertemuan 5: Penggunaan Gaya dan Mail Merge dalam pelatihan pengolahan kata (misalnya Microsoft Word):

📘 Materi Pertemuan 5: Penggunaan Gaya dan Mail Merge

A. Penggunaan Styles dan Heading

  • Style (Gaya) adalah format teks yang digunakan untuk membuat tampilan dokumen seragam.

  • Heading digunakan untuk membuat struktur dokumen (judul bab, subbab).

  • Manfaat Styles dan Heading:

    • Mempermudah pembuatan daftar isi otomatis.

    • Memudahkan navigasi dan konsistensi tampilan dokumen.

B. Pembuatan Daftar Isi Otomatis

  • Menggunakan menu References > Table of Contents.

  • Pastikan menggunakan heading (Heading 1, Heading 2, dst) agar daftar isi dapat terbentuk otomatis.

  • Daftar isi bisa diperbarui secara otomatis jika isi dokumen berubah.

C. Mail Merge (Surat Massal)

  • Digunakan untuk membuat surat yang ditujukan ke banyak penerima namun isinya serupa.

  • Komponen utama Mail Merge:

    1. Dokumen utama (surat/undangan)

    2. Sumber data (nama, alamat, dst.)

    3. Field (isian otomatis) seperti «Nama», «Alamat».

  • Langkah-langkah Mail Merge:

    • Buka dokumen utama.

    • Pilih Mailings > Select Recipients.

    • Sisipkan field melalui Insert Merge Field.

    • Klik Finish & Merge untuk mencetak atau meninjau hasilnya.

📝 Soal Pre-Test (15 Soal Pilihan Ganda)

Tujuan: Mengukur pemahaman awal sebelum materi diajarkan.

  1. Apa fungsi utama dari Heading dalam Microsoft Word?
    a. Membuat daftar gambar
    b. Membuat dokumen baru
    c. Membuat struktur dokumen
    d. Menyisipkan gambar
    Jawaban: c

  2. Di mana kita dapat menemukan pilihan Heading 1, Heading 2, dst?
    a. Tab Home > Styles
    b. Tab Insert > Page Number
    c. Tab Design > Themes
    d. Tab Review > Spelling
    Jawaban: a

  3. Untuk membuat daftar isi otomatis, kita harus menggunakan…
    a. Bold dan underline
    b. Heading styles
    c. Page breaks
    d. Numbering
    Jawaban: b

  4. Menu untuk membuat daftar isi otomatis terdapat di tab…
    a. Home
    b. Insert
    c. References
    d. View
    Jawaban: c

  5. Mail Merge berguna untuk…
    a. Membuat presentasi
    b. Membuat gambar diagram
    c. Mengirim surat massal dengan isi personal
    d. Menambahkan tabel
    Jawaban: c

  6. Komponen yang tidak digunakan dalam Mail Merge adalah…
    a. Dokumen utama
    b. Sumber data
    c. Grafik
    d. Field
    Jawaban: c

  7. Fitur Mail Merge terdapat pada tab…
    a. Insert
    b. Layout
    c. Mailings
    d. References
    Jawaban: c

  8. File Excel bisa digunakan sebagai…
    a. Template
    b. Sumber data Mail Merge
    c. Daftar isi
    d. Footer
    Jawaban: b

  9. Format file yang cocok untuk sumber data Mail Merge adalah…
    a. .exe
    b. .mp3
    c. .xlsx
    d. .zip
    Jawaban: c

  10. Fungsi dari “Insert Merge Field” adalah…
    a. Menyisipkan gambar
    b. Menambahkan data dinamis dari database
    c. Mengedit template
    d. Mengatur halaman
    Jawaban: b

  11. Setelah menyisipkan field, langkah terakhir sebelum mencetak adalah…
    a. Close file
    b. Save as PDF
    c. Finish & Merge
    d. Replace text
    Jawaban: c

  12. Heading 2 biasanya digunakan untuk…
    a. Judul utama
    b. Subjudul dari Heading 1
    c. Footer
    d. Caption gambar
    Jawaban: b

  13. Untuk memperbarui daftar isi otomatis, kita bisa…
    a. Klik kanan > Update Field
    b. Tekan Delete
    c. Cetak ulang dokumen
    d. Pilih Save As
    Jawaban: a

  14. Apa yang terjadi jika kita menghapus Heading pada bagian dokumen?
    a. Daftar isi tetap sama
    b. Daftar isi akan otomatis kosong
    c. Daftar isi dapat diperbarui menyesuaikan isi
    d. Daftar isi berubah jadi gambar
    Jawaban: c

  15. Format field Mail Merge biasanya ditulis dengan tanda…
    a. Tanda tanya (?)
    b. Tanda bintang (    )
    c. Tanda kurung siku ( « » )
    d. Tanda kutip (“”)
    Jawaban: c

📝 Soal Post-Test (15 Soal Pilihan Ganda)

Tujuan: Mengukur pemahaman setelah materi diajarkan.

  1. Heading 1 biasanya digunakan untuk…
    a. Sub-sub bab
    b. Judul utama dokumen
    c. Daftar isi
    d. Footer
    Jawaban: b

  2. Fitur Styles memudahkan dalam…
    a. Mengedit grafik
    b. Mengatur format teks secara konsisten
    c. Menambahkan tabel
    d. Menyisipkan video
    Jawaban: b

  3. Daftar isi otomatis akan berubah jika…
    a. Gambar dihapus
    b. Heading diubah
    c. Font diganti
    d. Footer diganti
    Jawaban: b

  4. File yang dapat digunakan sebagai sumber data Mail Merge:
    a. .txt
    b. .docx
    c. .xlsx
    d. .pdf
    Jawaban: c

  5. Untuk melihat hasil gabungan Mail Merge, kita klik…
    a. Edit Recipient List
    b. Preview Results
    c. Insert Field
    d. Save As
    Jawaban: b

  6. Format isian otomatis dalam surat massal disebut…
    a. Placeholder
    b. Merge Field
    c. Footer
    d. Comment
    Jawaban: b

  7. Tab yang digunakan untuk menyisipkan Merge Field adalah…
    a. Insert
    b. Layout
    c. Mailings
    d. View
    Jawaban: c

  8. Keuntungan menggunakan Heading dibanding bold biasa:
    a. Mudah diprint
    b. Dapat dibuat daftar isi otomatis
    c. Lebih menarik
    d. Lebih tebal
    Jawaban: b

  9. Daftar isi otomatis ditambahkan melalui menu…
    a. Insert > Object
    b. References > Table of Contents
    c. Layout > Page Setup
    d. Home > Styles
    Jawaban: b

  10. Fungsi dari “Finish & Merge” adalah…
    a. Menyisipkan tanda tangan
    b. Menyimpan dokumen
    c. Menggabungkan data dengan surat
    d. Menambahkan margin
    Jawaban: c

  11. Jika kita ingin mengirim surat yang berbeda nama tapi sama isi, kita gunakan…
    a. Find & Replace
    b. Mail Merge
    c. Copy-Paste
    d. Insert Field
    Jawaban: b

  12. Setelah heading dibuat, kita bisa melihat struktur dokumen melalui…
    a. Navigation Pane
    b. Page Setup
    c. Insert Menu
    d. Format Painter
    Jawaban: a

  13. Untuk menyesuaikan tampilan heading, gunakan…
    a. Styles > Modify
    b. References > Update
    c. Insert > Text Box
    d. Layout > Columns
    Jawaban: a

  14. Untuk membuat daftar isi manual, kita harus…
    a. Menggunakan heading
    b. Mengetik satu-satu
    c. Gunakan Insert Table
    d. Edit Footer
    Jawaban: b

  15. Shortcut untuk membuka Navigation Pane adalah…
    a. Ctrl + N
    b. Ctrl + F
    c. Ctrl + H
    d. Ctrl + M
    Jawaban: b

Berikut adalah soal praktik dan rubrik penilaian untuk Pertemuan 5: Penggunaan Gaya dan Mail Merge. Soal dirancang agar peserta mempraktikkan langsung penggunaan Heading, Daftar Isi otomatis, dan Mail Merge di Microsoft Word.

🛠️ Soal Praktik Pertemuan 5

A. Praktik 1: Penggunaan Heading dan Daftar Isi Otomatis

Instruksi:

  1. Buat dokumen baru di Microsoft Word.

  2. Ketik isi dokumen dengan struktur seperti berikut:

    • Judul Bab I: Pendahuluan

      • Subjudul: Latar Belakang

      • Subjudul: Tujuan Penulisan

    • Judul Bab II: Pembahasan

      • Subjudul: Metode Penelitian

      • Subjudul: Hasil dan Analisis

    • Judul Bab III: Penutup

      • Subjudul: Kesimpulan

      • Subjudul: Saran

  3. Terapkan Heading 1 untuk judul bab dan Heading 2 untuk subjudul.

  4. Buat daftar isi otomatis di halaman pertama.

  5. Simpan file dengan nama: Latihan_Heading_NamaAnda.docx

B. Praktik 2: Mail Merge Surat Undangan

Instruksi:

  1. Buat dokumen surat undangan resmi (misal: undangan rapat).

  2. Tulis isi surat dengan bagian yang akan diisi otomatis:

    • Nama penerima

    • Jabatan

    • Instansi

    • Tanggal acara

    • Tempat acara

  3. Buat file sumber data di Excel dengan kolom:

    • Nama, Jabatan, Instansi, Tanggal, Tempat

    • Isi dengan minimal 5 baris data

  4. Lakukan Mail Merge:

    • Hubungkan dokumen Word ke file Excel

    • Sisipkan field yang sesuai di tempat yang tepat

    • Preview hasilnya

  5. Simpan hasil dokumen Mail Merge sebagai:

    • Surat_MailMerge_NamaAnda.docx

    • Jika memungkinkan, simpan hasil gabungan ke file PDF.

🧾 Rubrik Penilaian Praktik

Aspek yang DinilaiKriteria PenilaianSkor Maksimum
Struktur Heading & Format (Praktik 1)Heading 1 dan 2 digunakan dengan benar20
Konsistensi format heading10
Daftar Isi Otomatis (Praktik 1)Daftar isi terbentuk otomatis dari heading20
Daftar isi dapat diperbarui dengan benar10
Pembuatan Sumber Data Excel (Praktik 2)Struktur kolom sesuai instruksi10
Data diisi lengkap dan logis10
Mail Merge (Praktik 2)Field dimasukkan di posisi yang tepat10
Preview data berhasil, hasil sesuai dengan data10
Penyimpanan FileFile tersimpan dengan nama dan format benar5
Hasil merge tersimpan dalam format PDF (jika ada)5
Total Skor100

✅ Kriteria Kelulusan

  • Minimal Lulus: 70 poin

  • Nilai A (91–100): Sangat baik, semua aspek terpenuhi

  • Nilai B (81–90): Baik, ada kekurangan kecil

  • Nilai C (70–80): Cukup, beberapa kesalahan minor

  • Nilai D (<70): Perlu perbaikan

di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)

PRE-TEST 2 OFFICE

PRE-TEST 2 OFFICE